Ochrana osobních údajů – informace o zpracování osobních údajů
Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace, se sídlem nám. Míru 151/13, Krnov, 794 01, IČO: 60780541 jako správce osobních údajů (dále jen „správce“) v souladu s ustanovením čl. 13 a následujících Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“), informuje o základních zásadách a principech na základě kterých zpracovává osobní údaje.
- Osobní údaje Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace zpracovává pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování.
- Výkon funkce pověřence pro ochranu osobních údajů provádí společnost:
Moore Advisory CZ s.r.o., IČO: 09692142, se sídlem Karolinská 661/4, Karlín, 186 00 Praha 8. Hlavní kontaktní osobou na výše jmenovanou společnost je Ing. Petr Štětka, e-mail: petr.stetka@moore-czech.cz, telefon: +420 734 647 701, datová schránka: q4hs4wu.
- Informace o zpracování osobních údajů, jejich účelech, kategoriích subjektů údajů a době jejich uchování:
1. SPRÁVNÍ ŘÍZENÍ
Rozhodnutí ředitelky školy (přijímací řízení, přestupy žáků, přerušení studia, opakování ročníku), evidence a zpracování žádostí a spisů, komunikace s účastníky řízení a jejich zástupci, dotčenými osobami a orgány, doručování dokumentů, vedení řízení ústních jednání, realizace procesních úkonů, vydání správních rozhodnutí, založení spisů.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici správce. Žádný další subjekt nebyl identifkován v pozici zpracovatele.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Evidence a vydávání rozhodnutí na základě plnění právní povinnosti.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– klienti / zákazníci
– jiné osoby: zmocněnci, rodinní příslušníci, zájemci o vzdělání, žadatelé / stěžovatelé
- kategorie osobních údajů:
– jméno
– příjmení
– titul
– rodné číslo
– datum narození o místo narození o vzdělání
– email
– telefon
– adresa
– podpis
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování 5 – 10 let podle dílčího scénáře v souladu se spisovým a skartačním řádem.
Dle našeho názoru nastavení doby uchování údajů odpovídá požadavkům stanovených GDPR.
2. PŘIJÍMACÍ ZKOUŠKY
Údaje z on-line přihlášek k přijímací zkoušce, zpracování přijímací dokumentace – seznamy žáků, rozpisy, protokoly, komunikace, výkon zkoušky, seznámení s výsledkem,
Role z hlediska zpracování
Škola je v tomto zpracování v pozici správce.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Evidence a administrativa přijímacích zkoušek.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– klienti / zákazníci
– jiné osoby: zmocněnci, žadatelé, stěžovatelé
- kategorie osobních údajů:
– titul
– jméno
– příjmení
– datum narození
– místo narození o rodné číslo
– vzdělání
– email
– telefon
– adresa
– podpis
– zdravotní pojišťovna o zdravotní stav
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování je stanovena na 45 let v souladu se Spisovým a skartačním řádem. Dle našeho názoru nastavení doby uchování údajů odpovídá požadavkům stanovených GDPR.
3. ŠKOLNÍ MATRIKA A VZDĚLÁVÁNÍ
Školní matrika, evidence údajů o žácích, zpracování katalogů, studijních výkazů a třídních knih, agenda třídních učitelů.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici správce. V roli zpracovatele byly identifikovány externí subjekty:
- Klasifikace
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Evidence a administrativa údajů o vzdělávání.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– zaměstnanci
– klienti / zákazníci
– jiné osoby: zmocněnci, rodinní příslušníci, žadatelé, stěžovatelé
- kategorie osobních údajů:
– titul
– jméno
– příjmení
– datum narození o místo narození
– rodné číslo o vzdělání
– email
– telefon
– adresa
– podpis
– zdravotní pojišťovna o zdravotní stav
– škola
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování je stanovena na 5 – 40 let podle typu agendy v souladu se Spisovým a skartačním řádem. Dle našeho názoru nastavení doby uchování údajů odpovídá požadavkům stanovených GDPR.
4. ŠKOLNÍ AKCE A ZÁJEZDY
Zpracování seznamu účastníků školní akce, zveřejňování výsledků a umísťování soutěžících, stanovení podmínek akce, poučení BOZP, kontakty na rodiče, komunikace, uzavírání pojištění, organizace soutěží a akcí.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici správce. V roli zpracovatele byl identifikován externí subjekt Klasifikace.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Evidence a zpracování údajů v oblasti školních činností.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– zaměstnanci
– klienti / zákazníci
– jiné osoby: zmocněnci, rodinní příslušníci, žadatelé, stěžovatelé
- kategorie osobních údajů:
– titul
– jméno
– příjmení
– datum narození o email
– telefon
– adresa
– podpis
– adresa školy
– bankovní spojení o umístění v soutěži
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování je stanovena po dobu konání akce + 5 let v souladu se Spisovým a skartačním řádem. Dle našeho názoru nastavení doby uchování údajů odpovídá požadavkům stanovených GDPR.
5. PROJEKTOVÁ ČINNOST
Řízení a realizace projektů, příprava žádosti, podkladů k uzavření smluv, komunikace s partnery, s poskytovatelem, pořizování podkladů pro vyúčtování a udržitelnost projektů, podklady pro materiály pro orgány kraje.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici správce. V roli zpracovatele nebyly identifikovány žádné další subjekty.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Evidence a zpracování údajů o projektech v oblasti školních činností.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– zaměstnanci
– klienti / zákazníci
– jiné osoby: dodavatelé, smluvní partnři, rodinní příslušníci, žadatelé, stěžovatelé
- kategorie osobních údajů:
– titul
– jméno
– příjmení
– datum narození
– email
– adresa
– číslo OP / CP
– věk
– podpis
– číslo bankovního spojení
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování je stanovena po dobu délky trvání projektu, jeho udržitelnosti, podle požadavku poskytovatele dotace vsouladu se Spisovým a skartačním řádem. Nastavení doby uchování údajů odpovídá požadavkům stanovených GDPR.
6. POJISTNÉ UDÁLOSTI A ÚRAZY
Jedná se o evidenci úrazů dětí i zaměstnanců, řešení pojistných událostí, škod na majetku a zdraví, komunikaci s poškozenými a pojišťovnami, doručování dokumentů.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici správce. V roli zpracovatele byly identifikovány subjekty:
- Pojišťovny,
- SATUM Czech – na základě rámcové smlouvy s MSK.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Správní řízení spojená s předmětem činnosti organizace.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– zaměstnanci
– klienti
– jiné osoby: zmocněnci, smluvní partneři, rodinní příslušníci, žadatelé / stěžovatelé
- kategorie osobních údajů:
– titul
– jméno
– příjmení
– rodné číslo
– datum narození o adresa
– email
– telefon
– podpis
V rámci scénáře je v kategorii zvláštních osobních údajů zpracováván zdravotní stav.
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování trvá po dobu 10 let v souladu se spisovým a skartačním řádem.
7. PERSONÁLNÍ A PLATOVÁ AGENDA
Jedná se o vedení personální a mzdové agendy u zaměstnanců pracujících na PP a DPČ. Zpracování reflektuje povinnosti vyplývající ze zákoníku práce. Jsou vedeny údaje o platovém zařazení, platových výměrech, odměňování, mzdách, kvalifikace a jejím prohlubování a zvyšování. Jsou vedeny osobní spisy zaměstnanců a zpracovávány podklady pro Radu kraje.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici správce a zpracovatele.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Personální a mzdová agenda.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů: o zaměstnanci
o rodinný příslušník (mj. osoby do 13 let – údaje nutné pro plnění zákonných povinností v rámci mzdové agendy), uchazeč o zaměstnání
- kategorie osobních údajů:
– titul
– jméno
– příjmení
– datum narození
– rodné číslo
– vzdělání
– email
– telefon
– adresa
– RFID
– bankovní spojení
– podpis
– bezúhonnost
– mzdové údaje
– zdravotní pojišťovna o zdravotní stav
– zápočet odborné předchozí praxe
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování trvá po dobu trvání zaměstnaneckého poměru a následně 50 let po jeho ukončení v souladu vnitřním předpisem – spisový a skartační řád. Doba uchování údajů neodpovídá požadavkům stanoveným GDPR. Doporučujeme
- podrobněji specifikovat jednotlivé typy zpracování (např. mzdy, školení, BOZP…)
- pro každý typ zpracování ověřit požadavky na strukturu a dobu uchovávání údajů (např. mzdové listy 30 let, výplatní pásky 5 let, evidenční listy důchodového pojištění 30 let, měsíční přehledy vyměřovacích základů 10 let, prohlášení k dani 10 let apod.)
8. INVENTARIZACE
Provedení dokladových inventur v oblasti pohledávek, závazků, účtu pořizování dlouhodobého majetku, časového rozlišení a ostatních podrozvahových účtů, vyhledávání a kontrola ve smlouvách, účetních a daňových dokladech. Vedení pokladní agendy, účetních a daňových dokladů.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici správce. V roli zpracovatele nebyly identifikovány žádné další subjekty.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Kontrola evidence pohledávek a závazků.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– zaměstnanci
– klienti / zákazníci
– jiné osoby: dodavatelé, odběratelé, smluvní partneři, rodinní příslušníci
- kategorie osobních údajů:
– titul
– jméno
– příjmení
– datum narození
– číslo bankovního účtu
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování je stanovena na 15 let v souladu se zákonem o účetnictví. Dle našeho názoru nastavení doby uchování údajů odpovídá požadavkům stanovených GDPR.
9. PŘÍPRAVA A UZAVÍRÁNÍ SMLUVNÍCH VZTAHŮ
Zpracování podkladů pro osoby určené zaměstnancem za účelem uzavření smluv telekomunikačních služeb.
ROLE Z HLEDISKA ZPRACOVÁNÍ
Škola je v tomto zpracování v pozici zpracovatele. V roli zpracovatele byl
identifikován externí subjekt – telekomunikační operátor T-Mobile.
ÚČEL ZPRACOVÁNÍ
Příprava a uzavírání smluvních vztahů.
KATEGORIE SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
- kategorie subjektů údajů:
– klienti / zákazníci
– ostatní: rodinní příslušníci
- kategorie osobních údajů:
– jméno
– příjmení
– rodné číslo o podpis
DOBA ZPRACOVÁNÍ – JAK DLOUHO, ZÁLOHOVÁNÍ, VÝMAZ PO UPLYNUTÍ ÚČELU
Doba zpracování trvá po dobu trvání smlouvy v souladu se Spisovým a skartačním řádem organizace. Dle našeho názoru doba uchování údajů odpovídá požadavkům stanovených GDPR.
Pokud Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace zpracovává Vaše osobní údaje, máte právo:
- požadovat od Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace informaci o zpracování Vašich osobních údajů;
- požadovat umožnění přístupu k Vašim osobním údajům zpracovávaných Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace;
- požadovat opravu nepřesných osobních údajů (pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracovávané Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace jsou nepřesné);
- požadovat vymazání Vašich osobních údajů zpracovávaných Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace, popřípadě požadovat omezení jejich zpracování v souladu s příslušným právním základem pro zpracování osobních údajů;
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace;
- požadovat přenositelnost osobních údajů, které jste poskytl (poskytla) Základní umělecká škola, Krnov, příspěvková organizace podat stížnost dozorovému orgánu.Pokud je zpracování Vašich osobních údajů podmíněno Vašim předchozím souhlasem se zpracováním, máte právo souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.Výkon funkce pověřence pro ochranu osobních údajů provádí společnost:
Pokud je zpracování Vašich osobních údajů podmíněno Vašim předchozím souhlasem se zpracováním, máte právo souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
Výkon funkce pověřence pro ochranu osobních údajů provádí společnost: Moore Advisory CZ s.r.o., IČO: 09692142, se sídlem Karolinská 661/4, Karlín, 186 00 Praha 8. Hlavní kontakt: Ing. Petr Štětka, e-mail: petr.stetka@moore-czech.cz, telefon: +420 734 647 701, datová schránka: q4hs4wu.
V Krnově 1. 1. 2024, Mgr. Kamil Trávníček ředitel ZUŠ Krnov